11 Great Outlook 2016 funkcijas, kas jums jāzina

• 2016

Outlook, mīlēt to vai ienīst to, ir standarta e-pasta un produktivitātes klients uzņēmuma pasaulē. Liela daļa no jebkura biroja apmeklētāja laika tiek pavadīta šī būtiskā instrumenta priekšā. Tomēr, neskatoties uz tās popularitāti un iztērēto stundu skaitu, daži cilvēki zina par tās uzlabotajām funkcijām un vēl mazāk izmanto to pilnībā.

Tāpēc šodien mēs izpētīsim dažas no lielākajām Outlook 2016 funkcijām. Sāksim:

1. Sūtīt e-pastu no Outlook.com aliases

Bieži vien mums ir jāizmanto dažādas e-pasta adreses dažādiem mērķiem - piemēram, jūs varētu vēlēties personisku [e-pasta aizsargātu] adresi, darba adresi [aizsargātu e-pastu] un varbūt [aizsargātu e-pastu], ko vēlaties izmantot parakstīšanai līdz jaunumiem un mārketinga vietnēm. Lielākā daļa cilvēku katrai adresei izveido un pārvalda citu kontu.

Tā vietā varat izmantot programmu Outlook, lai izveidotu un pārvaldītu dažādas pseidonīmi . Piešķirot aizstājvārdu, varat pārvaldīt dažādas e-pasta adreses, izmantojot to pašu kontu, un e-pasta ziņojumi, kas nosūtīti uz kādu no jūsu adresēm, nonāks tajā pašā iesūtnē. Lūk, kā tos iestatīt:

Dodieties uz Outlook Web App un piesakieties, izmantojot savu Office 365 kontu. Pēc tam dodieties uz Microsoft konta vietni un augšējā joslā noklikšķiniet uz “ Jūsu informācija ”. Tagad noklikšķiniet uz “ Pārvaldīt, kā pierakstīties Microsoft . Iespējams, tiks prasīts ievadīt paroli.

Šeit jūs varat pievienot un pārvaldīt savu pseidonīmi. Lai izveidotu jaunu aizstājvārdu, noklikšķiniet uz “ Pievienot e-pastu ”.

Tagad ievadiet e-pasta adresi, kuru vēlaties izmantot kā aizstājvārdu . Varat izveidot jaunu vai izmantot esošo adresi.

Tagad jūs redzēsiet tikko pievienoto aizstājvārdu un izvēlaties to padarīt par primāro aizstājvārdu vai izņemt, ja tas vairs nav nepieciešams.

Tagad visi e-pasta ziņojumi, kas nosūtīti uz pseidonīmi, nonāks jūsu primārajā iesūtnē. Lai nosūtītu e-pastu no jaunizveidotās adreses, vienkārši uzklikšķiniet uz pogas No, kamēr veidojat ziņojumu un atlasiet vajadzīgo adresi.

2. Sarakstu sapulces

Outlook ļauj viegli plānot tikšanās ar citiem. Lai to izdarītu, varat doties uz kalendāru, noklikšķiniet uz cilnes Sākums un atlasīt “ Jauna sanāksme ”.

Šeit jūs varat norādīt dalībniekus, dienu, laiku, atgādinājumus un citas sanāksmes iespējas.

Ja vēlaties to padarīt par atkārtotu sanāksmi, noklikšķiniet uz pogas Atkārtotība, kas atrodas sadaļas Opcijas sadaļā, kur redzēsiet dažādas regulārās plānošanas iespējas.

Kad saņēmējs ir pieņēmis uzaicinājumu, jūs saņemsiet apstiprinājumu par to.

3. Automātiskās atbildes

Ja dodaties uz komandējumu vai atvaļinājumu, varat konfigurēt programmu Outlook, lai nosūtītu automātiskas atbildes par katru saņemto e-pastu. Lai iespējotu šo funkciju, dodieties uz “ Fails ” un noklikšķiniet uz “ Automātiskās atbildes ”.

Šeit varat norādīt datumu diapazonu un automātisko atbildes ziņojumu .

Ja vēlaties kontrolēt noteikumus, jūs varat noklikšķināt uz “ Noteikumi ” poga apakšējā kreisajā pusē.

4. Izmantojiet Google disku kā mākoņa krātuvi programmā Outlook

Ja izmantojat Google diska kā mākoņa krātuves nodrošinātāju, varat to integrēt MS Office (ieskaitot Outlook), lai atvērtu dokumentus tieši no diska un saglabātu to, neizejot no Office programmām.

Vienkārši lejupielādējiet Office diska spraudni Office, instalējiet spraudni un nākamajā reizē, kad atverat programmu Outlook, jūs varat pievienot failus tieši no diska, izmantojot speciālo pogu.

Varat arī saglabāt visus pielikumus, ko saņemat tieši programmā Drive .

Piezīme . Pakalpojumam Office paredzētais Google diska papildinājums darbojas tikai operētājsistēmā Windows. Office for Mac pašlaik netiek atbalstīts.

5. Saņemiet piegādes un lasīšanas čekus

Ja vēlaties saņemt paziņojumu par to, kad jūsu e-pasts ir piegādāts un / vai lasīts, varat pieprasīt piegādes un lasīšanas kvīti. Lai to iespējotu, noklikšķiniet uz cilnes Opcijas, veidojot ziņojumu, un atzīmējiet šādas izvēles rūtiņas:

Jūs varat arī izsekot katrai nosūtītajai ziņai . Lai to izdarītu, atveriet File > Options > Mail . Ritiniet uz leju līdz sadaļai Izsekošana un atzīmējiet piegādes kvīti, kas apstiprina, ka ziņa tika piegādāta saņēmēja e-pasta serverī, vai izlasiet kvīti, kas apstiprina saņēmēju, atzīmējot izvēles rūtiņu.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka ziņojuma saņēmējs var atteikties nosūtīt lasīšanas kvīti. Turklāt saņēmēja e-pasta programma, iespējams, neatbalsta lasīšanas kvītis.

6. E-pastiem pievienojiet balsošanas pogas

Ja vēlaties vienoties par savu komandu par tēmu, varat izveidot aptauju programmā Outlook. Sastādot jaunu pastu, dodieties uz cilni Opcijas un noklikšķiniet uz “ Lietot balss pogas ”.

Jūs varat izmantot veidlapas Jā / Nē pogas vai izveidot savu, noklikšķinot uz Pielāgots, kur var izvēlēties arī tādas iespējas kā nozīmīgums, lasīšana / piegāde un beigu laiks.

7. Aizkavēšanās vai e-pasta sūtīšanas grafiks

Dažreiz var būt nepieciešams aizkavēt ziņojuma sūtīšanu. Piemēram, tas var būt gandrīz slēgšanas laiks, un jūs vēlaties, lai jūsu ziņojums tiktu piegādāts nākamajā rītā darba laikā. Lai to izdarītu, varat ieplānot savu ziņojumu. Lūk, kā:

Rakstot e-pastu, atveriet cilni Opcijas un noklikšķiniet uz “ Kavēšanās piegāde ”.

Parādītajā dialoglodziņā sadaļā Piegādes opcijas atzīmējiet opciju “ Neiesniegt pirms ” un ievadiet datumu un laiku.

Tagad aizveriet dialoglodziņu un nospiediet Send . Jūsu e-pasts tiks nosūtīts norādītajā laikā.

Piezīme . Šī funkcija darbojas nevainojami Microsoft Exchange kontā. Ja izmantojat POP3 vai IMAP kontu, Outlook jāsaglabā, līdz tiek nosūtīts ziņojums.

8. Pārvaldiet citas personas pastu un kalendāru

Strādājot ar komandu, ir svarīgi koordinēt un kopīgi strādāt pie dažiem kopīgiem uzdevumiem. Šim nolūkam, iespējams, vēlēsities saglabāt atsevišķu mapi šādiem uzdevumiem un koplietot to ar savas komandas locekļiem. Nu, šeit ir, kā to izdarīt programmā Outlook 2016.

Atveriet cilni Fails . Noklikšķiniet uz “ Konta iestatījumi ” un atlasiet “ Deleģētā piekļuve” .

Atvērtajā dialoglodziņā noklikšķiniet uz “ Pievienot ”, atlasiet lietotāju, kuram vēlaties piešķirt atļauju, un noklikšķiniet uz Labi .

Parādītajā dialoglodziņā jūs varat izvēlēties dažādas atļaujas, kuras varat piešķirt šim lietotājam.

Pēc tam, kad esat pabeidzis, otrs lietotājs tiks informēts par tām piešķirtajām jaunajām atļaujām. Tie ir tikai koplietošanas funkcijas pamati. Plašāku pārskatu un norādījumus skatiet oficiālajā dokumentācijā.

9. Izmantojiet Noteikumus, lai pārvaldītu e-pastus

Noteikums ir darbība, kas automātiski darbojas ar ienākošām vai izejošām vēstulēm. Piemēram, jūs, iespējams, vēlēsities pārvietot visas jūsu vadītāja vēstules uz citu mapi, pārvietot visas vēstules no mārketinga nodaļas uz mapi “Steidzams” vai dzēst visus ziņojumus ar “Pērc tagad”. Tā vietā, lai veiktu šos uzdevumus atkal un atkal, varat iestatīt Noteikumus, lai tos automatizētu . Varat izvēlēties no dažādiem Noteikumu veidnes vai sākt no tukša noteikuma.

10. Paātriniet atkārtojošos uzdevumus ar Quick Steps

Bieži uzdevumi ir jāveic vairākas reizes dienā. Varbūt jūs regulāri sūtāt e-pastus uz savu vadītāju vai vēlaties pārvietot dažus e-pastus uz noteiktu mapi. Protams, jūs varat izmantot Noteikumus, lai automatizētu procesu, bet tas piemēros noteikumus visiem e-pastiem, kas atbilst kritērijiem, kamēr jūs to vēlaties izmantot tikai noteiktiem e-pastiem. Tādējādi ir nepieciešama vairāk manuāla pieeja, un tā ir vieta, kur nonāk Quick Steps .

Atveriet cilni Sākums programmā Outlook. Jūs redzēsiet šādu sadaļu ātrās darbības :

Kā redzat, ir daži Quick Steps, kas ir iepriekš konfigurēti lietošanai. Piemēram, savā iesūtnē atlasiet e-pastu un noklikšķiniet uz pogas Pārvaldītājs ātrās darbības sadaļā. Jūs redzēsiet kaut ko līdzīgu:

Šeit varat konfigurēt attiecīgo ātrās darbības pakāpi - nomainīt nosaukumu, pievienot e-pasta adreses, lai pārsūtītu, vai pievienojiet pogai vēl vairāk darbību, noklikšķinot uz opcijas apakšējā kreisajā pusē.

Iepriekš redzamajā ekrānuzņēmumā es esmu pievienojis mana pārvaldnieka e-pasta adresi, pievienojis darbību, lietojot pogu Pievienot darbību, norādot Outlook pārvietot ziņu uz mapi Pārsūtīt uz pārvaldnieku, pievienojis īsinājumtaustiņu un modificējis rīka padoma tekstu.

Jūs varat modificēt esošās ātrās darbības, piemēram, iepriekšējo piemēru, vai pievienot savu, noklikšķinot uz pogas Izveidot jaunu pogu Ātrās darbības rīkjoslā:

11. Tastatūras īsceļi un citi dažādi padomi

Outlook piedāvā daudzas citas mazākas, bet noderīgas funkcijas, piemēram, tēmas, pasta ziņojumu pārvēršanu sanāksmēs un katra uzlabotā lietotāja iecienītāko: tastatūras īsceļus . Piemēram, jūs varat nospiest Ctrl + W, lai izveidotu jaunu e-pastu, Ctrl + E, lai meklētu un vēl vairāk. Lai uzzinātu dažādus Outlook tastatūras īsceļus, pārbaudiet oficiālo Outlook 2016 padomu un triku eBook no Microsoft.

Tāpat kā šīs atdzistās Outlook 2016 funkcijas un triki?

Mēs ceram, ka uzzināsiet dažas uzlabotas Outlook 2016 funkcijas. Kā noderīgs, jo, izmantojot e-pasta klientu, vislielākais potenciāls, ir arī citas lietas, kas jāpatur prātā, lietojot e-pastu, tāpēc pārliecinieties, ka esat izlasījis mūsu rakstu par pamata e-pasta etiķeti. Vienmēr pieslēgtajā digitālajā pasaulē privātums ir svarīgāks nekā jebkad agrāk, tāpēc jums vajadzētu iepazīties ar mūsu rakstu par e-pasta šifrēšanu.

Ja jums ir vairāk Outlook padomu un triku, lai pievienotu vai domāju, ka mēs neesam ievērojuši kādu būtisku funkciju, pārliecinieties, ka esat informējis mūs tālāk komentāru sadaļā.