Nav nekādu šaubu par to, ka e-pasts ir radikāli pārveidojis veidu, kādā mēs sazināmies. Un, lai gan cilvēki arvien vairāk dod priekšroku tādām lietām kā sociālie tīkli un tūlītējās ziņojumapmaiņas lietotnes, lai sarunātos ar draugiem šajās dienās, patiesība paliek, ka, runājot par pareizu komunikāciju, e-pasts joprojām ir vēlamais informācijas nesējs.
No universitātēm līdz globālām korporācijām un no studentiem līdz vadītājiem, e-pastu lieto gandrīz visur, un ikviens. Tomēr gandrīz visiem no mums ir vairākas e-pasta adreses ar vienu vai vairākiem daudziem e-pasta pakalpojumu sniedzējiem. Bet patiesais jautājums ir, vai mēs apstiprinām protokola (-u) pareizu lietošanu pa e-pastu?
Ja neesat pārliecināts par atbildi, tad šis raksts, kas pasvītro galvenos e-pasta etiķetes, kas jāievēro visiem, ir jums. Tātad, bez turpmākas domstarpības, šeit viņi iet.
Pamata e-pasta etiķetes
1. Izmantojiet profesionāla izskata e-pasta adresi
Jūsu e-pasta adrese bieži tiek uzskatīta par jūsu personību. Šī iemesla dēļ ir svarīgi, lai jums būtu profesionāla izskata e-pasta adrese, parasti ar savu vārdu un uzvārdu, kas veido tā daļu . Tas ir vēl svarīgāk, ja jūs plānojat izmantot e-pasta adresi profesionālai komunikācijai (piemēram, atsākt atsākšanu darbā pieņēmējiem, nodrošinot darba paraugus klientiem).
Ja jūsu izvēlētais lietotājvārds nav pieejams, jūs varat pievienot savu izvēlēto numuru (piemēram, dzimšanas datumu), lai to iegūtu . Lai minētu dažus piemērus, [e-pasts aizsargāts] vai [aizsargāts ar e-pastu] var uzskatīt par labu izvēli. No otras puses, izmantojiet kaut ko līdzīgu [e-pasts aizsargāts] vai [aizsargāts ar e-pastu], un jūs varat būt diezgan pārliecināti, ka adresāti netiks atvērti jūsu e-pasta ziņojumi.
Padoms. Visām profesionālajām vajadzībām pēc iespējas izmantojiet atsevišķu e-pasta adresi. Un, ja neuztraucaties par dažiem dolāriem, vislabāk ir doties uz hosted e-pastu ar savu domēnu.
2. Vienmēr iekļaujiet tēmu un glabājiet to skaidri un kodolīgi
Tēma ir viena no svarīgākajām e-pasta sastāvdaļām, jo tā tūlīt sniedz saņēmējam priekšstatu par e-pastā iekļauto informāciju . Tāpēc visiem jūsu e-pasta ziņojumiem jābūt ar tematu, pat ja saturs nav tik svarīgs. Atstājot tēmas rindu tukšu, sūtītāja daļā tiek uzskatīts par neuzmanību.
Vēl svarīgāk ir tas, ka tematam ir jābūt kodolīgam un punktam, lai saņēmējs pēc iespējas ātrāk varētu sagatavot e-pasta saturu. Daži piemēri ir pievienoti Projekta ziņojumam , Veiktspējas apsekojums - agrīnās atbildes pieprasījums un tādas lietas.
3. Izmantojiet standarta fontus un minimālu formatējumu
Neatkarīgi no tā, cik jums patīk tie fancy fonti, kas jums ir datorā, tie ir absolūti ne-nē, kad runa ir par e-pastu veidošanu. Tas ir tāpēc, ka, ja izmantojat nestandarta fontu un tas nav instalēts saņēmēja datorā, e-pasta teksts netiks parādīts kā paredzēts . Tas ir iemesls, kāpēc vairumam e-pasta pakalpojumu ir tikai daži standarta, serifa un sans-serif fonti (piem., Times New Roman, Arial), kas pieejami e-pasta rakstīšanai. Un jums vajadzētu pieturēties pie tiem.
Tāpat saglabājiet formatējumu savā e-pastā pēc iespējas mazāk. Ja vien jums nav jāuzsver kāda e-pasta satura sadaļa, līnija utt., Atturieties no teksta izcelšanas un krāsas . Faktiski e-pasta teksta krāsa ir tikai melnā krāsā, jo tā ir visvairāk salasāma.
4. Izvairieties no kļūdas, nepareizas gramatikas un pieturzīmju kļūdas
Lai gan ne visi ir gramatiski nacisti, un nav noziedzīgi, ja jūsu e-pastos ir neparedzēts raksturs vai divi, nepareiza valodas lietošana, teikumu struktūra uc, parasti dod negatīvu iespaidu. Tāpēc ir ārkārtīgi svarīgi, lai pirms trāpījuma “Sūtīt” trīs reizes pārbaudītu e-pasta tematu, ķermeni un visus citus teksta elementus, lai netiktu ievadīti gramatikas un pieturzīmju kļūdas (un izlabotu tos, ja tādi ir).
Turklāt jūsu e-pastos nekad nevajadzētu izmantot vairākas pieturzīmes (piem., !!!). Tas pats attiecas uz slengu vārdiem (piemēram, LMAO), populārām kontrakcijām (piemēram, Gotcha!) Un emocijām. Visas šīs lietas izskatās ļoti nenobriedušas un neprofesionālas, un tās vislabāk atstāj tikai sociālajiem tīkliem un tērzēšanas sarunām.
Padoms. Vienmēr rūpējieties par to, kā jūsu e-pastos izmantojat vārdus, teikumus utt. E-pasts (vai kaut kas cits šajā jautājumā) nekad nav jāiekļauj ALL CAPS, jo tas tiek uzskatīts par izsaukuma interneta ekvivalentu.
5. Sniedziet pielikumus aprakstošajiem nosaukumiem
Biežāk nekā nav, mums ir jānosūta / jāsaņem vairāki faili kā pielikumi ar mūsu e-pastiem. Lai gan tas ir diezgan nepieciešams, nekas nevar būt sliktāks par e-pasta saņemšanu, kas ir ielādēts ar daudziem nejauši nosauktiem failiem (piem., 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), kam nav nekādas jēgas. Tātad, kad sūtāt pielikumus ar e-pastu, pārdēvējiet tos ar dažiem aprakstošiem faila nosaukumiem, lai saņēmējs uzreiz zinātu to saturu, neprasot tos atvērt. Piemēram, ja jūs nosūtāt savu CV uz potenciālo darba devēju, dodiet tai nosaukumu, piemēram, CurrentResume_JohnDoe . Vienkārša un vienkārša.
Turklāt, ja vēlaties sūtīt lielu skaitu (piem., 20) pielikumus ar e-pastu, vispirms labāk ir tos apvienot ar Zipu arhīvu . Lai iegūtu vēl lielāku skaidrību, e-pasta ķermeņa tekstā jūs varat atsevišķi norādīt, piemēram, pielikumu skaitu, kopējo arhīva lielumu utt.
6. Vienmēr ietveriet parakstu
Lai pareizi aizvērtu vai izbeigtu e-pasta korpusa tekstu, ir nepieciešams paraksts. Bet vēl svarīgāk ir tas, ka tā arī piešķir e-pastam autentiskumu un tā saturu . Tātad visiem jūsu e-pastiem vajadzētu būt jūsu parakstam. Vienkārši izveidojiet un saglabājiet parakstu e-pasta iestatījumos, un tas tiks automātiski pievienots katra rakstāmā e-pasta beigās.
Runājot par „ko”, tas būtu jāiekļauj parakstā, tas ir kaut kas, kas jums jāizlemj, jo tas dažādām personām atšķiras. Tas nozīmē, ka parasti jūs varat iekļaut kontaktinformāciju (piemēram, oficiālo numuru, sekundāro e-pastu), kā arī saites uz jūsu sociālajiem profiliem . Īsumā, kā jūsu digitālā kontakta kartīte ir jāparaksta. Bet to nedrīkst pārslogot ar pārāk daudz nevajadzīgas informācijas.
7. Apstipriniet e-pasta saņemšanu
Mūsdienu e-pasts ir uzlabojies tik daudz, ka, nospiežot pogu “Sūtīt”, varat būt 200% pārliecināts, ka tas sasniegs adresāta iesūtni, otru vai divus vēlāk. Tomēr, tāpat kā ar jebkuru tehnoloģiju, arī e-pasta ziņojumi var (un reizēm) ciest no dīkstāves . Tātad, tiklīdz saņemsiet e-pastu (īpaši, ja tas ir svarīgi), apstipriniet tā saņemšanu, atbildot sūtītājam ar nelielu ziņu.
Lai gan nav iespējams apstiprināt katru saņemto e-pastu, jums jāmēģina to darīt. Vēl svarīgāk, jums vajadzētu apstipriniet e-pastu, kas tiek kļūdaini nosūtīts jums, jo sūtītājs var gaidīt atbildi no otras puses. Tas informēs sūtītāju par kļūdu un arī saglabās e-pasta faktisko adresātu.
8. Izmantot pienācīgus apsveikumus
Runājot ar cilvēkiem, kas saskaras ar aci, vai pat pa tālruni, mēs vienmēr sākam tos apsveikt. Un tas pats noteikums attiecas arī uz e-pasta ziņojumiem, tāpēc jūsu e-pastiem vienmēr jābūt pienācīgiem atzinumiem saņēmējam (-iem). Atkarībā no tā, kas jūs sūtāt e-pastu, sveiciens var būt formāls (piemēram, Godātais kungs Johnson, profesors Keller) vai neoficiāls (Hello Adam, Hi Jenna) . Līdzīgi, beigas (piemēram, Sveicieni, Patiesi) ir jābūt tādām pašām, kā sākotnējam sveicienam, kā arī vispārējam ziņojumam.
Ir vērts atzīmēt, ka e-pastos ir jāatturas no ārkārtīgi neformālu un ikdienas lietošanas (piemēram, Kas ir?) . Pats par sevi saprotams, ka tas ir diezgan neprofesionāls.
9. Neizmantojiet Atbildēt visu katru reizi
Ir reizes, kad saņemat e-pastu, kas tiek nosūtīts arī vairākiem citiem adresātiem (piemēram, svarīgs paziņojums uzņēmumā). Bet, reaģējot uz šādiem ziņojumiem, jūs steidzami izmantojat opciju “Atbildēt visiem” . Tas ne tikai nosūta atbildi sākotnējam sūtītājam, bet arī visiem pārējiem, kas ir saņēmuši e-pastu, vai atbilde ir domāta viņiem vai nē . Tas ir lielisks veids, kā aizsērēt saņēmēju iesūtnes.
Šī iemesla dēļ jārīkojas uzmanīgi, reaģējot uz e-pasta ziņojumiem ar vairākiem adresātiem, un izmantojiet opciju “Atbildēt” . Tikai tad, kad esat 100% pārliecināts, ka jūsu atbilde ir domāta visiem adresātu saraksta lietotājiem, ja izmantojat opciju “Atbildēt visiem”.
10. Pareizi izmantojiet laukus Cc un Bcc
Līdztekus laukam “To”, lauki “ Cc ” un “ Bcc ” ir kaut kas tāds, ko ikviens, kas kādreiz ir saņēmis, zina. Bet pat pēc tam lielākā daļa cilvēku galu galā izmanto tos nepareizi. Tālāk ir sniegta informācija par to, ko viņi ir, un kad tie jāizmanto :
- Cc: Nostiprina oglekļa kopiju. Ja ir daži adresāti, kuriem vēlaties nosūtīt e-pastu, bet nevēlaties, lai viņi zinātu, ka šis e-pasts ir “tikai” domāts tiem, ievadiet to e-pasta adreses šajā laukā. Katrs saņēmējs var redzēt Cc laukā citu personu e-pasta adreses.
- Bcc: Īss par neredzīgo oglekļa kopiju. Ja ir vairāki adresāti, kurus vēlaties nosūtīt e-pastu, bet vēlaties, lai tie redzētu sevi kā vienīgos e -pasta adresātus, ievadiet laukā e-pasta adreses. Katrs Bcc lauka saņēmējs var redzēt tikai savu e-pasta adresi, nevis citus. Šī opcija ir labāk piemērota privātumam.
11. Atbildiet uz e-pastiem savlaicīgi
Ņemot vērā to, cik daudz e-pasta ziņojumu saņemam katru dienu, ir gandrīz neiespējami uzreiz atbildēt uz visiem tiem. Tomēr, pat ja e-pasta adrese jūsu prioritātei ir nedaudz zema, jums jāmēģina savlaicīgi atbildēt uz to . Parasti tam vajadzētu būt 24–48 stundu laikā pēc e-pasta saņemšanas. Un, ja jūs kādu laiku nevarēsit atbildēt uz e-pastiem (piemēram, pārtraukuma dēļ), izmantojiet automātisko atbildētāju vai atvaļinājuma atbildētāja funkciju, kas ir lielākajai daļai e-pasta pakalpojumu.
12. Pareizi formatējiet e-pastus pirms pārsūtīšanas
Tiklīdz poga “Pārsūtīt” uz e-pastu, visa ziņa (ieskaitot visus attēlus, nepareizu tekstu utt.) Ir dīvaini norobežota pa labi un ievietota tukšā e-pastā, lai jūs varētu ievadīt saņēmēju e-pasta ID un nosūtiet to. Tas ne tikai iznīcina sākotnējā e-pasta formatējumu, bet arī ievada daudzus baltos un papildu simbolus (>) pārsūtītajā e-pasta gabalā, kas savukārt padara e-pastu gandrīz neizlasāmu.
Lai sakārtotu to, jums vajadzētu pareizi formatēt pārsūtīto e-pastu, kad tas ir ievietots tukšā e-pastā . Tas ietver papildu baltās telpas izņemšanu, kā arī atbrīvošanos no papildu rakstzīmēm, tukšām rindām un tamlīdzīgām lietām.
Izmantojiet e-pastu, kā tas ir paredzēts izmantot
Tā kā mūsdienu interneta pieslēguma pasaulē tas ir galvenais saziņas līdzeklis, ir ārkārtīgi svarīgi, lai e-pasts tiktu izmantots saskaņā ar pareizajiem noteikumiem, kas ietver visu, sākot no tā, kā jūs sveicat saņēmējus, līdz izvēlētajam fonta stilam. Un iepriekš aprakstītie etiķetes palīdz jums to izdarīt, tādējādi nodrošinot vispārēju labāku un produktīvāku e-pasta pieredzi. Tāpēc izmēģiniet tos un informējiet mūs par saviem favorītiem tālāk sniegtajos komentāros.
